Automatisering in Jira Cloud

“Wat een werk om dit steeds aan te maken”, “Ik vergeet dit steeds”, “Waarom kan dit niet automatisch?” Zo maar een aantal vragen die ik mij vaker stelde bij het gebruik van Jira.
Sinds de introductie van automation in Jira Cloud is het mogelijk om bepaalde handelingen te automatiseren, wat ervoor zorgt dat je zelf meer tijd overhoudt! Kenners denken nu vast; “Maar Richard, automation is toch al langer beschikbaar voor Jira in de vorm van Automation for Jira op de server en cloud app versie?” Klopt! Automation for Jira behoorde eerst tot het bedrijf Code Barrel, dat het ontwikkelde onder de naam Automation for Jira Cloud app en in 2019 is overgenomen door Atlassian. Sindsdien heeft Atlassian hard gewerkt om de functionaliteiten te integreren in de native Jira Cloud versie waardoor nu iedere Jira Cloud gebruiker toegang tot automation heeft zonder apps te installeren. In deze blog zal ik jullie een kijkje bieden in Jira Automation voor Cloud!

Jira Cloud

Sinds maart 2020 is no-code automation beschikbaar in Jira Cloud voor iedere Cloud gebruiker. Voor verschillende use-cases zijn er mogelijkheden om automatisering toe te passen, enkele voorbeelden:

  • Creëer automatisch een sub-task wanneer een task wordt aangemaakt.
  • Wanneer je laatste sub-task gesloten wordt, sluit dan ook meteen de parent task.
  • Wanneer een bug is opgelost in een gereleasde versie, stuur een bericht naar geselecteerde personen.
  • Wanneer een klant een issue aanmaakt in Jira Service Desk, clone het issue in Jira Software en assign het aan een developer.

Binnen de automation module zijn er twee verschillende groepen: single-project en global & multi-project automation. Single-project automation rules zijn automatiseringsregels die betrekking hebben op één project; terwijl global & multi-project rules (zoals de naam het al zegt) van toepassing zijn op Jira in zijn geheel of op meerdere projecten specifiek.
Maakt dit iets uit als ik automatiseringsregels ga aanmaken? Ja! Jira kijkt naar welke abonnement je gebruikt. Zo heb je voor Jira Cloud Standaard de mogelijkheid om 500 rules per maand uit te voeren, voor Jira Cloud Premium geldt een limiet van 1000 rules per betalende gebruiker per maand. Om het ingewikkelder te maken, tellen single-project automation rules niet mee voor je limiet en zijn cross-product Issue creatie rules ook uitgezonderd voor de limiet (Bijvoorbeeld een bij het aanmaken van taak A in project X, wordt ook een taak B in project Y aangemaakt).

Een “Execution” is iedere keer dat een rule uitgevoerd wordt. Als je bijvoorbeeld een rule hebt die uitgevoerd wordt over alle projecten van Jira, waarbij iedere keer een comment wordt geplaatst bij het wijzigen van de status, dan kan het al aardig oplopen.

Rules

Rules zijn gebaseerd op drie elementen: Triggers, Conditions en Actions.
Een trigger is een element die de start van een rule initieert. Bijvoorbeeld een ticket die aangemaakt wordt, of het plaatsen van een comment. Conditions zorgen ervoor dat je rule beperkt wordt tot bepaalde voorwaarden. Zo kan je bepalen dat alleen comments waarin een naam van een specifiek persoon voorkomt de rule activeert. Als laatste komen we op actions. Actions bepalen wat de rule uitvoert, zoals het aanmaken of bewerken van een ticket of een notificatie sturen.

Deze elementen gecombineerd zorgen ervoor dat je rule uitgevoerd wordt. Het Automation rules overzicht in Jira biedt een samenvatting van de rules waarbij je bijvoorbeeld kan aangeven of je notificatie wilt krijgen als een rule niet uitgevoerd kan worden, of andere rules deze rule kunnen activeren en of het voor een enkel project geldt, meerdere, of een globale rule is. In het bijbehorende audit log kan je de status bijhouden van iedere keer dat de rule is uitgevoerd.

Mocht je je rules verder willen aanpassen, dan is dat mogelijk met zogenoemde smart values. Met smart values kan je bijvoorbeeld een comment door een rule laten toevoegen met specifieke data, zoals {{issue.summary}} de samenvatting van een ticket laat zien en {{reporter.displayName}} de naam van de reporter. Zo kan je je eigen combinaties maken.

Automatiseer slim!

Automation in Jira biedt gebruikers (met admin rechten) mogelijkheden om repeterende taken en vele handmatige handelingen te automatiseren in enkele klikken om zodoende tijd en energie vrij te maken voor andere zaken. Kijk goed naar elementen die repeterend en generiek van aard zijn bij het gebruik van Jira en probeer dat te automatiseren waar mogelijk.

Wil je advies over automation in Jira, of in Jira in het algemeen? Neem dan contact met ons op!