Compleet of Incompleet?

Hoe weet je dat je compleet bent in je analyse of het ontwerp van een oplossing?

Een interessante maar tegelijkertijd een erg lastige vraag. In eerdere blogs heb ik het wel eens gehad over het analyseren van business processen. Daar kwam deze vraag ook al min of meer naar voren.
Hoe weet je nu of de analyse compleet en volledig is of een oplossing die je met elkaar hebt bedacht inderdaad volledig is doordacht. Zijn alle relevante aspecten doordacht?

Mijn ervaring is, helaas, dat kennis zo versnipperd is of de situatie waarin je werkt zo diffuus is dat de boven gestelde vraag een erg weerbarstige is. Ben je in een design sessie een aantal iteraties onderweg, komt er ineens informatie op tafel die al het werk onder druk zet.

Hoe kun je dit voorkomen?

Een aantal tips. Voer een gedetailleerde stakeholderanalyse uit. Zorg dat alle partijen die iets met bijvoorbeeld de nieuwe oplossing te maken hebben of krijgen aan boord zijn. De basis hiervoor kan de uitgevoerde procesanalyse zijn. Een tweede tip is om een kapstok te gebruiken om alle mogelijk relevante aspecten de revue te laten passeren. Een kapstok kan zijn een opgestelde checklist of bijvoorbeeld een raamwerk als COPAFIJTH of SIPOC. Een derde tip kan zijn om met simulatiesessies de oplossing in de praktijk te simuleren. Wordt ook wel dry-run of gaming genoemd. Belangrijk daarbij is dat ook hier alle relevante partijen aan boord zijn.

Een waarschuwing. Dergelijke methoden zijn uitstekende hulpmiddelen om de volledigheid te checken. Echter, het blijven hulpmiddelen die jou niet ontslaan van blijven nadenken. Gebruik het als toets om te valideren of je overal aan heb gedacht maar blijf creatief en laat je niet teveel in een keurslijf dwingen.

Wil je meer weten over dit onderwerp? Het boek Kracht Zonder Macht vertelt je er meer over.